Préambule : Finalités et Valeur du Label

Le présent Règlement définit les critères, la procédure et les conditions pour l'octroi, l'utilisation et la révocation du Label, garantissant qu'il représente un sceau de confiance fiable pour les sociétaires, les parties prenantes et le marché.

Article 1 • Objet et Champ d'Application

Le présent Règlement régit l'ensemble du cycle de vie du Label, y compris :

a) Les conditions d'éligibilité pour les coopératives candidates.
b) Les critères d'évaluation objectifs sur lesquels se base l'audit de l'OETC.
c) La procédure formelle de demande, d'instruction et d'octroi.
d) Les modalités d'utilisation correcte du Label.
e) Les conditions de suivi, de renouvellement, de suspension et de révocation du Label.

Article 2 • Conditions d'Éligibilité

Toute entreprise coopérative ayant son siège social dans un État membre de l'Union Européenne peut soumettre une demande pour le Label, à condition de remplir, au moment de la demande, les conditions préalables suivantes :

1. Intégrité dans le REGC Ne pas avoir de signalements actifs à son encontre dans le Registre Européen de la Gouvernance Coopérative (REGC) depuis une période minimale de 36 mois consécutifs.

2. Stabilité de la Gestion Le Conseil d'Administration en fonction doit avoir été élu depuis au moins 12 mois.

3. Consentement à l'Évaluation La coopérative doit accepter de se soumettre au processus d'audit documentaire de l'OETC et de fournir toutes les informations nécessaires à l'évaluation.

4. Engagement de Communication avec les Sociétaires La coopérative candidate doit accepter, comme condition pour l'obtention et le maintien du Label, que l'OETC puisse communiquer directement avec sa base sociale. Cela inclut l'autorisation d'envoyer des communications périodiques (par ex. via une newsletter ou des sections dédiées sur le site de la coopérative) visant à informer les sociétaires de leurs droits, des principes de bonne gouvernance et des activités de l'Observatoire. Cet engagement est une démonstration concrète de la volonté de la coopérative de promouvoir une base sociale consciente et participative.

Article 3 • Critères d'Évaluation pour l'Octroi

L'OETC évaluera la coopérative candidate sur la base d'une analyse documentaire visant à vérifier l'adoption de pratiques d'excellence dans quatre domaines clés :

3.1 · Transparence Financière et Managériale

• Publication proactive sur le site web de la coopérative de bilans clairs, de rapports de gestion et de procès-verbaux des assemblées.

• Adoption d'une politique interne spécifiant de manière détaillée et transparente les critères de calcul et de distribution des ristournes.

• Publication intégrale et analytique des rémunérations, à quelque titre que ce soit, perçues par les membres du Conseil d'Administration et de l'organe de contrôle.

3.2 · Participation Démocratique des Sociétaires

• Adoption de pratiques visant à maximiser la participation éclairée aux assemblées (par ex. envoi de la documentation bien à l'avance, organisation de réunions pré-assemblées, utilisation de plateformes numériques pour le débat).

• Existence de canaux de communication structurés et permanents entre la base sociale et le CA (par ex. comités consultatifs de sociétaires, sondages périodiques).

3.3 · Accès aux Droits et à l'Information

• Adoption d'un règlement interne pour l'exercice du droit d'inspection et d'accès aux documents qui soit manifestement plus favorable et moins contraignant pour le sociétaire que les dispositions légales minimales.

• Existence d'un programme de formation périodique pour les nouveaux et anciens sociétaires sur leurs droits et sur les principes de la coopération.

3.4 · Structure de la Gouvernance

• Présence de mécanismes statutaires ou réglementaires favorisant le renouvellement des mandats sociaux, en limitant le nombre de mandats consécutifs pour les administrateurs.

• Adoption d'un code d'éthique interne et de procédures claires pour la gestion des conflits d'intérêts des administrateurs.

Article 4 • Procédure de Demande et d'Octroi

1. Demande La coopérative soumet sa demande via le portail dédié sur le site de l'OETC, en joignant la documentation requise (statuts, derniers bilans, politiques internes, etc.).

2. Instruction (Audit Documentaire) L'équipe de l'OETC examine la documentation pour vérifier la conformité avec les critères de l'Art. 3. Cette phase peut inclure des demandes de compléments d'information.

3. Décision Le Comité d'Évaluation de l'OETC délibère sur le résultat de l'instruction. La décision, positive ou négative, est motivée et communiquée formellement à la coopérative.

4. Octroi et Publication En cas de résultat positif, l'OETC délivre un certificat officiel et accorde la licence d'utilisation du Label. Pour garantir une visibilité maximale aux pratiques vertueuses, l'OETC se réserve le droit de publier et de maintenir à jour sur son site web une liste officielle des "Coopératives 'Governance Compliant'", rendant ainsi public quelles entreprises ont obtenu la reconnaissance.

Article 5 • Durée, Suivi et Renouvellement

• Durée Le Label a une validité de 3 ans à compter de la date d'octroi.

• Suivi La coopérative s'engage à communiquer à l'OETC toute modification substantielle des politiques ayant conduit à l'octroi du Label. L'OETC se réserve le droit d'effectuer des vérifications ponctuelles.

• Renouvellement À l'échéance, la coopérative peut demander le renouvellement via une procédure simplifiée, en présentant une déclaration de maintien des exigences et la documentation mise à jour.

Article 6 • Suspension et Révocation du Label

1. Suspension Immédiate Le Label est suspendu immédiatement et à titre conservatoire si un nouveau signalement est ouvert à l'encontre de la coopérative dans le REGC. La coopérative a l'obligation de retirer immédiatement le Label de tous ses canaux de communication.

2. Révocation La suspension se transforme en révocation définitive si le signalement dans le REGC est confirmé. La révocation peut également survenir si, lors du suivi, l'OETC constate que les conditions ayant conduit à l'octroi ne sont plus remplies.

3. Période d'Exclusion Une coopérative dont le Label a été révoqué ne peut soumettre une nouvelle demande avant 3 ans.

Article 7 • Utilisation Non Autorisée et Sanctions

Le Label "OETC - Governance Compliant" est une marque déposée propriété de l'OETC. Son utilisation est strictement limitée aux coopératives détentrices d'une licence en cours de validité. Toute utilisation non autorisée, frauduleuse ou trompeuse du Label entraînera les conséquences suivantes :

1. Mise en Demeure Formelle L'OETC enverra une mise en demeure exigeant le retrait immédiat et complet du Label de tous les supports de communication (numériques et physiques).

2. Inscription au REGC L'utilisation non autorisée du Label est considérée comme une violation grave des principes de transparence et constitue un motif d'inscription immédiate et aggravée de la coopérative et de ses administrateurs au REGC.

3. Communication Publique L'OETC se réserve le droit de communiquer publiquement sur l'utilisation abusive de son Label sur son site web et par d'autres canaux, afin de protéger l'intégrité du Label et d'informer les parties prenantes.

4. Action en Justice En cas de non-respect de la mise en demeure, l'OETC engagera toutes les actions en justice nécessaires pour protéger ses droits de propriété intellectuelle, y compris des demandes de dommages et intérêts pour préjudice matériel et d'image.

5. Inéligibilité Future La coopérative responsable d'une utilisation non autorisée sera inéligible à toute demande future d'obtention du Label pour une période de cinq (5) ans à compter de la constatation de l'infraction.

Article 8 • Coûts du Processus

Pour garantir la durabilité et l'indépendance du processus d'évaluation, il est demandé à la coopérative candidate de verser une contribution pour couvrir les frais d'instruction et d'audit. Les tarifs sont publiés sur le site de l'OETC et sont différenciés en fonction de la taille de la coopérative. La contribution couvre l'intégralité de la période de validité de trois ans du Label et devra être à nouveau versée en cas de demande de renouvellement.

Article 9 • Les Avantages du Label "OETC - Governance Compliant"

Obtenir le Label n'est pas seulement une formalité, mais un investissement stratégique. Les coopératives certifiées bénéficient de:

• Renforcement de la Réputation Le Label est un signal fort et crédible d'intégrité et de transparence, qui améliore la perception de la coopérative auprès des sociétaires, des clients et de la communauté.

• Confiance Accrue de la Base Sociale Il démontre concrètement l'engagement du CA à opérer dans l'intérêt des sociétaires, favorisant un climat de confiance et une plus grande participation.

• Avantage Concurrentiel Sur un marché de plus en plus attentif aux valeurs éthiques, le Label peut représenter un élément distinctif par rapport à des concurrents moins transparents.

• Visibilité Positive L'inscription sur la liste publique des coopératives vertueuses sur le site de l'OETC offre une vitrine de prestige au niveau européen.

• Fiabilité envers les Partenaires Financiers et Institutionnels Le Label agit comme une certification de bonne gouvernance, pouvant faciliter l'accès au crédit et les relations avec les institutions publiques.

Article 10 • Communications Officielles

Toutes les communications de la part des coopératives relatives au présent Règlement (demandes d'information, soumission de candidatures, etc.) doivent se faire exclusivement via les formulaires officiels présents sur le site web de l'OETC ou, en leur absence, via l'adresse e-mail coop@oetc-rights.eu.