Premessa: Finalità e Valore della Certificazione

Il presente Regolamento definisce i criteri, la procedura e le condizioni per la concessione, l'utilizzo e la revoca del Marchio, garantendo che rappresenti un sigillo di fiducia affidabile per i soci, gli stakeholder e il mercato.

Articolo 1 • Oggetto e Ambito di Applicazione

Il presente Regolamento disciplina l'intero ciclo di vita della Certificazione, includendo:

a) Le condizioni di ammissibilità per le cooperative candidate.
b) I criteri di valutazione oggettivi su cui si basa l'audit dell'OETC.
c) La procedura formale di richiesta, istruttoria e concessione.
d) Le modalità di utilizzo corretto del Marchio.
e) Le condizioni di monitoraggio, rinnovo, sospensione e revoca del Marchio.

Articolo 2 • Condizioni di Ammissibilità

Ogni impresa cooperativa avente sede legale in uno Stato membro dell'Unione Europea può presentare richiesta per la Certificazione, a condizione che soddisfi, al momento della richiesta, i seguenti prerequisiti:

1. Integrità nel REGC Non avere segnalazioni attive a proprio carico nel Registro Europeo della Governance Cooperativa (REGC) da un periodo minimo di 36 mesi consecutivi.

2. Stabilità della Gestione Il Consiglio di Amministrazione (CdA) in carica deve essere stato eletto da almeno 12 mesi.

3. Consenso alla Valutazione La cooperativa deve accettare di sottoporsi al processo di audit documentale dell'OETC e di fornire tutte le informazioni necessarie alla valutazione.

4. Impegno alla Comunicazione con la Base Sociale La cooperativa candidata deve accettare, come condizione per l'ottenimento e il mantenimento del Marchio, che l'OETC possa comunicare direttamente con la sua base sociale. Ciò include l'autorizzazione a inviare comunicazioni periodiche (ad es. tramite newsletter o sezioni dedicate sul sito della cooperativa) volte a informare i soci sui loro diritti, sui principi di buona governance e sulle attività dell'Osservatorio. Questo impegno è una dimostrazione concreta della volontà della cooperativa di promuovere una base sociale consapevole e partecipativa.

Articolo 3 • Criteri di Valutazione per la Concessione

L'OETC valuterà la cooperativa candidata sulla base di un'analisi documentale volta a verificare l'adozione di pratiche di eccellenza in quattro aree chiave:

3.1 · Trasparenza Finanziaria e Gestionale

• Pubblicazione proattiva sul sito web della cooperativa di bilanci chiari, di relazioni sulla gestione e dei verbali delle assemblee.

• Adozione di una policy interna che specifichi in modo dettagliato e trasparente i criteri di calcolo e di distribuzione dei ristorni.

• Pubblicazione integrale e analitica dei compensi, a qualsiasi titolo, percepiti dai membri del Consiglio di Amministrazione (CdA) e dell'organo di controllo.

3.2 · Partecipazione Democratica dei Soci

• Adozione di pratiche volte a massimizzare la partecipazione informata alle assemblee (ad es. invio della documentazione con largo anticipo, organizzazione di riunioni pre-assembleari, utilizzo di piattaforme digitali per il dibattito).

• Esistenza di canali di comunicazione strutturati e permanenti tra la base sociale e il CdA (ad es. comitati consultivi dei soci, sondaggi periodici).

3.3 · Accesso ai Diritti e alle Informazioni

• Adozione di un regolamento interno per l'esercizio del diritto di ispezione e di accesso ai documenti che sia manifestamente più favorevole e meno vincolante per il socio rispetto alle disposizioni di legge minime.

• Esistenza di un programma di formazione periodica per i soci nuovi e anziani sui loro diritti e sui principi della cooperazione.

3.4 · Struttura di Governance

• Presenza di meccanismi statutari o regolamentari che favoriscano il ricambio delle cariche sociali, limitando il numero di mandati consecutivi per gli amministratori.

• Adozione di un codice etico interno e di procedure chiare per la gestione dei conflitti di interesse degli amministratori.

Articolo 4 · Procedura di richiesta e di aggiudicazione

1. Richiesta La cooperativa presenta la sua richiesta tramite il portale dedicato sul sito dell'OETC, allegando la documentazione necessaria (statuti, ultimi bilanci, policy interne, ecc.).

2. Istruttoria (Audit Documentale) Il team dell'OETC esamina la documentazione per verificare la conformità ai criteri dell'Art. 3. Questa fase può includere richieste di integrazione documentale.

3. Decisione Il Comitato di Valutazione dell'OETC delibera sull'esito dell'istruttoria. La decisione, positiva o negativa, viene motivata e comunicata formalmente alla cooperativa.

4. Concessione e Pubblicazione In caso di esito positivo, l'OETC rilascia un certificato ufficiale e concede la licenza d'uso del Marchio. Per garantire la massima visibilità alle pratiche virtuose, l'OETC si riserva il diritto di pubblicare e tenere aggiornato sul proprio sito web un elenco ufficiale delle "Cooperative Governance Compliant", rendendo così pubblico quali cooperative hanno ottenuto la certificazione.

Articolo 5 · Durata, Monitoraggio e Rinnovo

• Durata Il marchio è valido per 3 anni dalla data di assegnazione.

• Follow-up La cooperativa si impegna a comunicare all'OETC qualsiasi modifica sostanziale delle policy che hanno portato alla concessione del Marchio. L'OETC si riserva il diritto di effettuare verifiche periodiche.

• Rinnovo Alla scadenza, la cooperativa può richiedere il rinnovo tramite una procedura semplificata, presentando una dichiarazione sul mantenimento dei requisiti e la documentazione aggiornata.

Articolo 6 · Sospensione e revoca del marchio

1. Sospensione Immediata Il Marchio viene sospeso immediatamente e in via cautelare se viene aperta una nuova segnalazione a carico della cooperativa nel REGC. La cooperativa ha l'obbligo di rimuovere immediatamente il Marchio da tutti i propri canali di comunicazione.

2. Revoca La sospensione si trasforma in revoca definitiva se la segnalazione nel REGC viene confermata. La revoca può avvenire anche qualora, in fase di monitoraggio, l'OETC constatasse che le condizioni che hanno portato alla concessione non sono più soddisfatte.

3. Periodo di Esclusione Una cooperativa il cui Marchio è stato revocato non può presentare una nuova richiesta prima di 3 anni.

Articolo 7 • Uso Non Autorizzato e Sanzioni

Il Marchio "OETC - Governance Compliant" è un marchio registrato di proprietà dell'OETC. Il suo utilizzo è strettamente limitato alle cooperative in possesso di una licenza in corso di validità. Qualsiasi utilizzo non autorizzato, fraudolento o ingannevole del marchio comporterà le seguenti conseguenze:

1. Diffida Formale L'OETC invierà una diffida richiedendo la rimozione immediata e completa del marchio da tutti i materiali di comunicazione (digitali e fisici).

2. Iscrizione nel REGC L'utilizzo non autorizzato del marchio è considerato una grave violazione dei principi di trasparenza e costituisce un motivo di iscrizione immediata e con aggravante della cooperativa e dei suoi amministratori nel REGC.

3. Comunicazione Pubblica L'OETC si riserva il diritto di comunicare pubblicamente in merito all'uso abusivo del proprio marchio sul proprio sito web e tramite altri canali, al fine di tutelare l'integrità della certificazione e di informare gli stakeholder.

4. Azioni legali In caso di mancato rispetto della diffida, l'OETC intraprenderà tutte le azioni legali necessarie per tutelare i propri diritti di proprietà intellettuale, incluse le richieste di risarcimento per danni materiali e d'immagine.

5. Inammissibilità Futura La cooperativa responsabile di un utilizzo non autorizzato non potrà candidarsi per ottenere nuovamente il marchio per un periodo di cinque (5) anni a partire dall'accertamento della violazione.

Articolo 8 • Costi della Procedura

Per garantire la sostenibilità e l'indipendenza del processo di valutazione, alla cooperativa candidata è richiesto di versare un contributo a copertura dei costi di istruttoria e di audit. Le tariffe sono pubblicate sul sito dell'OETC e sono differenziate in base alle dimensioni della cooperativa. Il contributo copre l'intero periodo di validità triennale del marchio e dovrà essere nuovamente versato in caso di richiesta di rinnovo.

Articolo 9 • I Vantaggi del Marchio "OETC - Governance Compliant"

Ottenere la Certificazione non è solo una formalità, ma un investimento strategico. Le cooperative certificate beneficiano di:

• Rafforzamento della Reputazione La certificazione è un segnale forte e credibile di integrità e trasparenza, che migliora la percezione della cooperativa presso i soci, i clienti e la comunità.

• Maggiore fiducia della Base Sociale Dimostra concretamente l'impegno del CdA a operare nell'interesse dei soci, favorendo un clima di fiducia e una maggiore partecipazione.

• Vantaggio Competitivo In un mercato sempre più attento ai valori etici, il marchio può rappresentare un elemento distintivo rispetto alle cooperative meno trasparenti.

• Visibilità Positiva L'iscrizione nell'elenco pubblico delle cooperative virtuose sul sito dell'OETC offre una vetrina di prestigio a livello europeo.

• Affidabilità verso i Partner Finanziari e Istituzionali Il marchio agisce come una certificazione di buona governance, facilitando l'accesso al credito e i rapporti con le istituzioni pubbliche.

Articolo 10 • Comunicazioni Ufficiali

Tutte le comunicazioni da parte delle cooperative relative al presente Regolamento (richieste di informazioni, presentazione delle candidature, ecc.) devono avvenire esclusivamente tramite i moduli ufficiali presenti sul sito web dell'OETC o, in loro assenza, tramite l'indirizzo e-mail coop@oetc-rights.eu.